2 minūšu likums un kā palīdzēt citiem plānot laiku

PĀRDOMU STĀSTS

KIC Mārketinga vadītāja Anna Gruzinska

 

"Mani sauc Anna un laika plānošana ne vienmēr iet kopā ar manu dzīves baudīšanas filozofiju."

Šādu frāzi es teicu, kad beidzot pievienojos jeb – būsim atklāti – kolēģu uzrunāta pieteicos KIC laika plānošanas treniņam.

Jūs noteikti lielu daļu savu kolēģu un paziņas varat iedalīt vairākās kategorijās: vieni ir patiesi uzticamie laika plānošanas guru, kas izmanto dažādus laika plānošanas instrumentus, dzīvo ar zero e-pastu principu un visur vienmēr ir laikā. Tad ir tie, kam ar laika plānošanu nav ne labi, ne slikti. Un tad ir tādi, kam noteikti kaut kas ar šo prasmi vai paradumu būtu jādara, lai citi viņu graciozās mūžīgās kavēšanās un termiņu nemīlēšanas dēļ neievestu savu komandu nervu sabrukumā.

Es sevi oficiāli līdz pagājušā gada nogalei pieskaitīju tiem pēdējiem, tāpēc te daži padomi, kā šādiem cilvēkiem dzīvot un kā ar viņiem sadzīvot:

  • Arī laika plānošanas kontekstā mēs esam dažādi – personības struktūrai un pieredzei ir liela nozīme. Daži no KIC treneriem par to stāstījuši, izmantojot hronos (izmērāmo) un kairos (mirkļa neizskaidrojamo) laika izpratni, citi parāda, kā pēc smadzeņu biostruktūras (Structogram) iedalāmies zilajos, zaļajos un sarkanajos, kur mūsu limiti ietekmē izpratni par laiku un rīcību. Vadītājam ir būtiski zināt, kā katrs no darbiniekiem jūt laiku, lai saprastu, kur vajadzīgs lielāks atbalsts ar darāmā sarakstiem un lielāka kontrole, kur jāierēķina papildus riski termiņu kavēšanai vai jāievieš citi motivācijas mehānismi.
  • Laika plānošanas piemērs un paradumi. Mēdz teikt, ka konkrēta ieraduma veidošanai ir vajadzīga vismaz 21 diena. Citi saka, lai kļūtu par meistaru, ir nepieciešamas 10 000 stundas. Manuprāt, lai ieviestu jaunus paradumus, vajag par tiem zināt un vismaz izmēģināt. Viens veids ir apmeklēt laika plānošanas treniņus (tos, kas KICā, rekomendē Anna :D), otrs veids ir ar kolēģiem dalīties savos laika plānošanas padomos. Zinu, ka viena no pirmajām lietām, ko mūsu pārdošanas vadītāja iemāca jaunam pārdevējam – kā plānot savu ikdienu, kas ir labākais laiks zvaniem, kas plānošanai, kā strukturēt e-pastus un kā prioritizēt lielo darbu apjomu. Kolēģu piemērs ir daļa no kultūras, ko var palīdzēt pārņemt arī tiem, kas ar laika plānošanu ir uz Jūs.
  • Parādiet laika plānošanas programmas/ principus/ aplikācijas, iespējams, kolēģiem tās palīdzēs. Es iesaku Any.do – ir pierādīts, ka paveikto uzdevumu fiziska izsvītrošana paaugstina laimes hormona izdalīšanos.
  • Piedāvājiet palīdzību konkrētu projektu plānošanā, termiņu noteikšanā un kontrolē. Pajautājiet: "Kā varu Tev palīdzēt, lai šo projektu iesniedzam 20. datumā?"

 

Te trīs padomi, kas visbūtiskāk izmainīja manu ikdienu pēc Jeremeja Reiņa Druvieša laika plānošanas treniņa un ko izmantoju vēl šodien:

  • 2 minūšu likums. Tas ir Deivida Allena (skat. Getting Things done) likums, kas nozīmē: ja kādu darbību var izdarīt mazāk kā divās minūtēs, tad tas jādara uzreiz tieši tajā brīdī. Sākotnēji tas izklausās nereāli, jo, ko gan var izdarīt mazāk kā 2 minūtēs? Ticiet man – daudz. Savukārt, mūsu treneris šo likumu ir adaptējis, jebkuru no darbiem iekļaujot šajā principā. Tikai darīšanas vietā, lielākie uzdevumi uzreiz tiek ielikti kalendārā (konkrētā brīdī) vai izveidoti kā atgādinājums. Tādējādi, pat neizdarot konkrēto darbu uzreiz, tas netiek aizmirsts, bet uzreiz ir piefiksēts.
  • Plānošanas laika ieplānošana. Pie liela apjoma operatīvajiem darbiem dažkārt rodas sajūta, ka plānošanai neatliek laika. Atliek tad, ja to ieplāno. Citi to dara svētdienu vakaros, veidojot gan darba, gan atpūtas plānus, citi piektdienās vai pirmdienās. Taču paredzēt kalendārā tam konkrētu iknedēļas uzdevumu un laiku man personīgi plānošanu lika uztvert par svarīgāku procesu kā līdz šim.
  • Konkrētu darbību laika uzņemšana. Liela daļa cilvēku kavē arī viena ļoti vienkārša iemesla dēļ – viņi nezina, cik laiku aizņems konkrēta darbība. Piemēram, atbraukt no mājām līdz darbam, pierēķinot sastrēgumu, cik laika aizņems ieiet dušā, cik laika, lai paēstu. Iesaku kādu mēnesi piefiksēt konkrētu darbību veikšanai nepieciešamo laiku – dažkārt tas prasa vairāk kā mums šķiet. P.S. Tieši tāpēc, pat pārvietojoties netālos attālumos, mēdzu tos ielikt google maps, lai prognozētu, cik laika man prasīs, lai nonāktu konkrētajā punktā. Dažkārt iedomātās 5 minūtes patiesībā kļūst par 12 minūtēm. Un vēl – kalendārā ikdienu jābūt 1-2 nesaplānotām stundām, jo tās noteikti aizņems neplānotās sarunas un, ja ne ugunsgrēku dzēšana, tad dzirksteles iedegšana gan.

Kā jau noprotat, personīgi rekomendēju laika plānošanas treniņu.

Pieteikšanās treniņam: Kā plānot laiku laicīgi: Darba laika un mērķu plānošana te.